「本業で忙しいのに、ITのトラブル対応まで自分でやらないといけない」「新しいSaaSを導入したくても、どれが自分の業務に合っているのか分からない」——こんな悩みを抱えていませんか？
従業員が10名以下の会社や個人事業主にとって、**専任のIT担当者（情シス）**を雇うのは現実的ではありません。採用費・人件費・社会保険料を合わせると、毎月30万円以上のコストが発生するためです。
しかし、「情シス不在だからIT業務は後回し」という状態を放置すると、セキュリティリスクや業務の非効率が積み重なり、気づいたときには手遅れになりかねません。
本記事では、情シス不在でも自社のIT業務を効率的に回すための具体的な方法を解説します。
なぜ「情シス不在」が危険なのか
退職者のアカウントが放置されている
従業員の退職時に、会社で使っているクラウドサービス（Google Workspace、Slack、Dropboxなど）のアカウントを削除し忘れる事例は非常に多く見られます。退職後もアクセス権が残ったままだと、情報漏洩や不正アクセスにつながる可能性があります。
誰でも触れる共有ドライブに顧客情報が置かれている
「とりあえず共有フォルダに入れておこう」という運用が続くと、顧客の個人情報や見積書が、権限管理のないストレージに蓄積されていきます。GDPR・個人情報保護法の観点からも、非常にリスクの高い状態です。
パスワードの使い回し・共有
「社員全員がAmazon Businessを同じIDとパスワードで使っている」といったケースは珍しくありません。一か所でパスワードが漏洩すると、連鎖的に全サービスへの不正アクセスを許してしまいます。
今すぐ実践できる3つの対策
1. クラウドサービスのアカウント棚卸し
まず現在使っているSaaS・クラウドサービスを一覧化し、各アカウントの権限と利用者を確認します。以下の観点でチェックしてください。
- 退職者のアカウントが残っていないか
- 不要なサービスに毎月費用を払っていないか
- パスワードが全員共通になっていないか
棚卸しには Googleスプレッドシートで十分です。「サービス名 / 利用者 / 月額料金 / 契約更新日 / ログインID」の5列を作るだけで、情シス業務の土台が完成します。
2. パスワード管理を「1Password」または「Bitwarden」に統一する
パスワードの使い回しをなくす最も確実な方法は、パスワードマネージャーの導入です。
- 1Password：チーム向け機能が充実。UIが直感的で導入ハードルが低い（月額3ドル〜）
- Bitwarden：オープンソースで個人利用は完全無料。セキュリティ意識の高い方に支持されています
パスワードマネージャーを導入することで、「強力なパスワードを自動生成 → 安全に保管 → 必要な人だけに共有」というフローが実現します。
3. 定期的なバックアップを自動化する
PCが壊れた、誤ってファイルを削除した——こうした事態に備えた自動バックアップは、全ての事業者にとって必須の対策です。
おすすめの自動バックアップ方法：
- Google Drive / Dropbox：PC内の指定フォルダを自動的にクラウド同期
- Time Machine（Mac）：外付けHDDに定期的にシステム全体を自動バックアップ
- Backblaze：クラウドへの自動バックアップ（月額9ドル〜）
「バックアップは大事」と知りながらも設定できていない方は、この機会にぜひ仕組みから整えてみてください。
IT業務を「外注」するという選択肢
上記の対策を「自分でやろう」と思っても、本業が忙しい中では後回しになりがちです。そこで近年注目されているのが、IT業務のサブスクリプション外注という考え方です。
月額数千円の定額で、以下のような「ちょっとしたIT業務」をすべてプロに任せることができます。
- SaaSの選定・初期設定・使い方サポート
- パスワード管理やアカウント権限の整理
- PC・スマートフォンの選定や初期設定
- Googleスプレッドシートなどを使った業務自動化
専任社員を雇うより圧倒的に低コストで、「詰まったときにすぐ聞ける」環境を手に入れることができます。
まとめ
情シス不在のひとり社長・個人事業主が今すぐ取り組むべきことをまとめます。
| 優先度 | やること | 難易度 |
|---|---|---|
| 高 | クラウドサービスのアカウント棚卸し | ★☆☆ |
| 高 | パスワードマネージャーの導入 | ★★☆ |
| 中 | 自動バックアップの設定 | ★★☆ |
| 中 | IT業務の外注を検討する | ★☆☆ |
「何から手をつければいいか分からない」「設定を試みたが途中で詰まった」という場合は、IT業務のプロに相談してみることをお勧めします。Lapis Techでは、個人事業主・ひとり社長に特化したIT業務のサブスクリプションサポートを提供しています。月額1,650円〜の完全定額制で、専任情シスの代わりにITの面倒ごとを一括してお任せいただけます。
まずは無料相談・IT環境診断からお気軽にどうぞ。
関連記事
CHECK IT OUT
サブスク加入者限定の
コンテンツを配信中
- 毎月のAI・自動化トレンドレポート
- クリエイター向け業務効率化テンプレート
- ツール選定・SaaS比較まとめ（限定公開）
「これ自動化できないかな？」
そのアイデア、ITで実現できます。
業務の自動化・お客様向けツール開発・AI活用まで、クリエイター・個人事業主専門のITコンサルタントが対応します。まずは気軽にご相談ください。